หลุมพรางขัดขวางให้การสื่อสารของเรามีประสิทธิภาพ

สิ่งที่เราพูดออกไปฉันว่าฉันทำถูกแล้วนะ แต่ทำไมทุกคนดูไม่เข้าใจการสื่อสาร หมายถึงการบอกอะไรบางอย่างให้ผู้อื่นรู้ ผ่านคำพูด ท่าทาง การเขียน แน่นอนพวกเราทุกคนค่อย ๆ พัฒนาทักษะนี้มาตั้งแต่เด็กบางคนก็สื่อสารได้คล่องแคล่วว่องไว บางคนก็อาจจะติดขัดอยู่บ้างซึ่งเป็นเรื่องที่ฝึกฝนกันได้ ทักษะการสื่อสาร จำเป็นเกือบทุกแง่มุมในชีวิตของเรา ทั้งการเรียนการทำงานการใช้ชีวิตในประจำวัน University of Minnesota อธิบายเพิ่มเติมการสื่อสารยังสะท้อนถึงตัวตนของแต่ละบุคคล (Self-Concept) รวมถึงความเข้าใจในสิ่งนั้นดีพอหรือยังแล้วอะไรที่ทำให้เกิดการสื่อสาร ไม่เป็นไปตามที่เราคิด ผิดจุดประสงค์Starfish Labz จะมาบอกทีละข้อ แบบสั้นกระชับ พร้อมตัวอย่าง ให้ทุกคนเห็นภาพมากขึ้น 

1. กังวลมากเกินไป เคยเป็นกันไหมคะ? ก่อนจะพูดอะไรคิดแล้วคิดอีก เครียดด้วย ยิ่งต้องพูดหน้าชั้นเรียนเตรียมสอบสัมภาษณ์เข้ามหาวิทยาลัย หรือพรีเซนต์งานที่บริษัท เหงื่อแตก ใจเต้นเร็ว แขนขาอ่อน สุดท้ายคุมไม่อยู่ แบบนี้ต้องใช้เทคนิคหายใจเข้า หายใจออกช้า ๆ จดจ่อกับสิ่งตรงหน้า สมองเขาฉลาด ยิ่งต้องตกในสถานการณ์ที่ไม่คุ้นเคยก็จะส่งสัญญาณมาเตือนผ่านร่างกาย ทาง Starfish Labz เคยเจอเหตุการณ์แบบนี้เหมือนกัน จึงฝึกพูดเยอะ ๆ ไปเจอสถานการณ์เดิมบ่อยขึ้น เริ่มทีละนิด รับรองการสื่อสาร ความมั่นใจ และอาการตื่นกลัวจะเบาลง เทคนิคนี้ได้มาจากจิตแพทย์ท่านหนึ่ง ลองทำตามได้ 

2. ขาดการโฟกัส ติดโทรศัพท์ต้องเช็กตลอด ถ้าเห็นนาฬิกาบนผนังขอแวะดูเวลา หรือเจอกระจกขอเช็กหน้าตาตัวเองสักหน่อย ถ้าทำแบบนี้ตอนพูดคุยกับคนอื่นมันทำให้เราหลุดโฟกัสได้ จากที่ตอนแรกต้องการจะสื่อสารแบบนี้ แต่ดันโดนรบกวนด้วยสิ่งรอบตัว สุดท้ายพลาดประเด็นสำคัญ ทำให้ผู้ฟังเข้าใจผิด และรู้สึกว่าผู้พูดไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กับพวกเขาเท่าที่ควร ถ้าทุกคนเป็นแบบนี้อยู่ ไม่ต้องตกใจมาปรับจากชีวิตประจำวันเราก่อน เช่น ตอนกินข้าว ก็ให้รู้ว่าเรากำลังถือช้อน มีอาหารอยู่ตรงหน้า ถ้าคิดถึงเรื่องอื่นเมื่อไหร่ ก็ให้กลับมาสิ่งที่ทำ ณ​ ปัจจุบันพอถึงเวลาต้องสื่อสารกับใคร คนเยอะแค่ไหน เราจะจดจ่อได้ดีขึ้น พร้อมสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

3. น้ำเสียงไม่เข้ากับสถานการณ์ น้ำเสียงเป็นสิ่งที่ทรงพลัง เมื่อต้องสื่อสารกับผู้คน ทุกคนลองจินตนาการถึงนักแสดง ที่เขาจะมีอารมณ์ชัดเจน ตอนโกรธก็มีสีหน้าท่าทาง กับน้ำเสียงที่อาจดูเข้มส่วนตอนสนุกก็หัวเราะ ยิ้มแย้ม หรือตอนต้องเป็นผู้นำ ก็จะใช้โทนเสียงหนักแน่น จริงจัง ชัดถ้อยชัดคำ กลับกันถ้าเราต้องเป็นผู้พูดเรื่องจริงจัง แต่เล่าด้วยความสนุกคนฟังก็สับสน สรุปแล้วคืออะไรกันแน่ ทำให้การสื่อสารไม่เป็นดั่งใจ ครั้งถัดไปอย่าลืมเช็กตอนนี้ฉันกำลังพูดเรื่องอะไรอยู่ น้ำเสียงควรเป็นแบบไหน ลองใช้กับคนในบ้านก่อนก็ได้ค่ะซ้อมกับคนใกล้ชิด จะได้ไม่เขิน 

4. ใช้คำพูดเฉพาะทาง รู้หรือไม่ สมองมนุษย์ไม่ชอบอะไรซับซ้อน ยิ่งสิ่งที่ไม่คุ้นเคย มีโอกาสสูงที่เขาจะหลีกเลี่ยง หนังสือ Marketing Psychology of Customer Experience อธิบายความเชื่อมโยงกับสิ่งที่เราเห็นบ่อย ๆ จะเกิดความผูกพัน และชอบในที่สุดถ้าเรานำหลักการนี้มาใช้กับการพูด โดยหลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะทาง เกริ่นนำจากสิ่งที่ผู้ฟังเราเขารู้จัก แบบนี้ก็ช่วยหยุดความสนใจได้ ทำให้การสื่อสารน่าฟัง และมีประสิทธิภาพ หลังจากนั้นจึงเพิ่มประเด็น ที่เราต้องการจะอธิบายทีหลัง ถ้าจำเป็นต้องใช้คำพูดเฉพาะทาง ควรมีตัวอย่าง บอกเพิ่มด้วยคืออะไร 

5. ปิดโอกาสการถาม การเปิดโอกาสให้ผู้ฟังถาม จะทำให้ผู้พูดได้รับประโยชน์มากกว่าที่คิดเพราะเป็นเหมือนกระจกสะท้อน สิ่งที่สื่อสารออกไป เข้าใจตรงกันหรือเปล่า ทาง World Health Organization (องค์การอนามัยโลก) ก็ได้ใช้หลักการฟังมาบริหาร เปิดรับคำถาม ทั้งจากคนทั่วไป พาร์ตเนอร์ นำมาพัฒนา แล้วถ้าผู้ฟังไม่มีคำถามเราควรทำยังไงดี ใช้ gamification เข้ามาช่วย มีตัวเลือกให้ตอบ ได้รับคะแนนหรือของรางวัล สุ่มถามรายบุคคลแบบจับสลาก สร้างความตื่นเต้น หรือจะทำเป็นแบบสอบถามออนไลน์ ก็เข้ากับยุคดิจิทัลมาก ๆ เลยค่ะ 

6. มองทุกอย่างเป็นขาวดำ ทุกครั้งที่จะพูดอะไร เราเตรียมข้อมูลครบถ้วน อ้างอิงงานวิจัย มีข้อพิสูจน์ชัดเจนแต่พอมีคนแย้งขึ้นมาสมองเราก็สั่งการทันที อันนั้นคือฝ่ายตรงข้ามมันไม่จริงหรอกมนุษย์มีความลำเอียงเลือกเชื่อในข้อมูลชุดแรกที่ได้รับรู้ หรือตัดสินคนไปก่อนล่วงหน้าและเผลอแยกข้อมูลดีกับไม่ดีโดยไม่รู้ตัวความจริงบนโลกใบนี้ ทุกอย่างมันผสมกันไป ถ้าเราเห็นข้อดีแต่ละด้านการสื่อสารก็จะไม่ถูกปิดกั้น และไม่ทำให้ผู้ฟังขาดความมั่นใจในตัวผู้พูดเมื่อไหร่เจอเหตุการณ์ที่ผู้ฟังมีความเห็นไม่ตรงกันกับเรา ลองเปิดโอกาสให้เขาสื่อสารและเปิดเผยมุมมองของเขานะคะ 

7. ลืมสังเกตสีหน้าท่าทางของผู้ฟัง เวลาที่เราพูด และคู่สนทนาทำท่าเคาะนิ้ว เช็กโทรศัพท์ เล่นผมตัวเองอาการแบบนี้อาจบ่งบอกว่าเขาไม่ได้สนใจฟัง เว็บไซต์ Business Insider ได้อธิบายไว้ ดังนั้นการสังเกตสีหน้าท่าทางของผู้ฟัง เป็นสิ่งที่ผู้พูดไม่ควรมองข้าม เพราะมันมีอะไร

ซ่อนอยู่ในนั้น พอรู้จักสังเกตเราจะได้ปรับเปลี่ยนวิธี ใช้โทนเสียงที่ต่างกัน รวมถึงทำความเข้าใจกับผู้ฟัง และเชื่อมต่อกัน เพื่อให้การสื่อสารได้เป็นไปตามที่เราวางแผนไว้ อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญ เนื้อหาใจความ ก็ต้องเรียงลำดับให้เหมาะสม ไม่เล่าวกไปวนมาการพูดคุยให้ได้ตามจุดประสงค์ และมีประสิทธิภาพ เข้าใจกันทั้งสองฝ่าย ต้องเริ่มจากตัวเราเอง หลีกเลี่ยงสิ่งที่ Starfish Labz เอามาฝากวันนี้ทั้งความกังวลที่มากเกินไป ไม่โฟกัสกับปัจจุบัน น้ำเสียงไม่ตรงกับเรื่องที่เล่าใช้คำศัพท์เฉพาะทาง ไม่เปิดโอกาสให้ถาม มองทุกอย่างแค่ด้านเดียวและลืมสังเกตสีหน้าท่าทางของคนอื่น ครั้งหน้าถ้าต้องคุยกับใคร อย่าลืมนะคะ เป็นนักสื่อสารระดับมืออาชีพ ทุกคนทำได้แน่นอน

The Importance of Listening: Be an Outstanding Audience for Others » Community | GovLoop

7 Signs Someone's Not Listening To You | Business Insider

Relevant - Listen to the audience | WHO

Effective Communication | HelpGuide.org

Effective Communication: Barriers and Strategies | Centre for Teaching Excellence

8 Ways You Can Improve Your Communication Skills - Professional Development | Harvard DCE