ครูคลับ (Kru Club) พื้นฐาน Excel กับการใช้งานจริง

สำหรับการดำเนินงานในยุคปัจจุบัน ชุดโปรแกรมสำนักงานได้เข้ามามีบทบาทสำคัญที่ไม่เพียงแต่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน แต่ยังเป็นเครื่องมือหรือโปรแกรมสำหรับการรวบรวมข้อมูลและประมวลผลในด้านต่าง ๆ โดยในแต่ละโปรแกรมได้มีรายละเอียดและฟังก์ชั่นที่รองรับการทำงานได้หลากหลายรูปแบบตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยโปรแกรมที่มีผู้นิยมใช้อย่างแพร่หลาย คือ โปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง และมีฟังก์ชันการคำนวณรองรับการทำงานได้อย่างหลากหลาย และในครั้งนี้จะเป็นการแนะนำวิธีการใช้สูตร Excel เบื้องต้นที่จะช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น 

การใช้ SUM

เป็นสูตรสำหรับใช้หาผลรวมของตัวเลขที่อยู่ในคอลัมน์หรือเซลล์ที่กำหนด โดยการเขียนสูตร =SUM(คอลัมน์หรือเซลล์ที่กำหนด) เช่น SUM(A1:A15) สำหรับการคำนวณตั้งแต่เซลล์ที่ A1 ถึง A10 เป็นต้น

การใช้ AVERAGE

เป็นการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขที่อยู่ในช่วงเซลล์ที่กำหนด สามารถใช้สูตร = AVERAGE(เซลล์ที่กำหนด)

การใช้ BAHTTEXT 

สูตรนี้จะเป็นการแปลงตัวเลขค่าเงินบาทแบบตัวหนังสือ โดยการเขียนสูตร = BAHTTEXT(number หรือคอลัมภ์ที่ต้องการแปลงค่า) กรณีที่ต้องการเพิ่มวงเล็บ (........บาทถ้วน) สามารถใช้สูตร =”(”&Bathtext(..)&” )” ได้

การใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP 

เป็นสูตรที่ทำหน้าที่ค้นหาข้อมูล เช่น ต้องการหาข้อมูลนักเรียน โดยใช้รหัสประจำตัวนักเรียน เป็นต้นโดยการเขียนสูตร =VLOOKUP(lookup_value - ค่าที่ต้องการค้นหา,table_array - ช่วงข้อมูลของฐานข้อมูล,col_index_num - คอลัมน์ที่เท่าใด,[range_lookup] - รูปแบบการค้นหา) โดยรายละเอียดในสูตรจะมีดังนี้

1. สิ่งที่ต้องการค้นหา คือ เซลล์ที่ต้องการค้นหา
2. ช่วงข้อมูลของฐานข้อมูล คือ ช่วงข้อมูลที่ต้องการนำมาค้นหาทั้งหมด โดยการลากคลุมดำช่วงข้อมูลที่ต้องการ ในกรณีที่ไม่ต้องการให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนจะต้องใส่เครื่องหมาย $ หน้าคอลัมน์และตัวเลข หรือกด F4  ได้เช่นเดียวกัน
3. คอลัมน์ที่เท่าใด เป็นการระบุคอลัมน์ที่จะนำมาค้นหา
4. รูปแบบการค้นหา แบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ 

- การค้นหาแบบตรงกับเงื่อนไขทุกประการ กำหนดให้เป็น False 

- การค้นหาแบบตรงกับที่ใกล้เคียง กำหนดให้เป็น True 

การทำ Drop down List

เป็นฟังก์ชันตั้งค่าการค้นหาข้อมูลหรือรายการตามที่กำหนด มีขั้นตอนดังนี้ คลิกเมนู “Data (ข้อมูล)” เลือก “Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล)” เลือกเงื่อนไขการตรวจสอบ (Allow) เลือก “Allow (ข้อมูลที่อนุญาต) และ Data (แหล่งที่มาของข้อมูล)” คลิก “ตกลง”

นอกจากนี้ Microsoft Excel ยังมีฟังก์ชั่นอื่น ๆ ให้ใช้งานอีกมากมาย ทั้งนี้ สามารถเรียนรู้ รับฟังเพิ่มเติมได้ที่ 

www.facebook.com/groups/541874742829976