การสื่อสารเชิงบวกในที่ทำงาน: 5 เคล็ดลับการสร้างสรรค์ผลงานผ่านการสื่อสารที่ดีเยี่ยม

ในยุคที่ความร่วมมือในที่ทำงานเป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จ การสื่อสารเชิงบวก กลายเป็นหนึ่งในทักษะที่ทุกคนควรมี การสื่อสารในที่ทำงานไม่ได้หมายถึงเพียงการส่งข้อมูลหรือรับข้อความเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการแสดงออกถึงความเข้าใจ ความเคารพ และการสนับสนุนซึ่งกันและกันเพื่อสร้างสรรค์ผลงานที่ยอดเยี่ยม 

ในบทความนี้ Starfish Labz จึงขอทำหน้าที่พาผู้อ่านทุกคนมาทำความเข้าใจถึงเจ้าทักษะที่สำคัญนี้อย่างการสื่อสารเชิงบวกและเคล็ดลับต่าง ๆ ที่จะช่วยให้เราเป็นนักสื่อสารที่ดีกันค่ะ จะมีข้อใดบ้างที่น่าสนใจ ตามกันมาเลย

การสื่อสารเชิงบวกคืออะไร?

การสื่อสารเชิงบวก หมายถึงการแสดงออกและถ่ายทอดข้อความในลักษณะที่สร้างความสัมพันธ์ที่ดีและสร้างความไว้วางใจระหว่างบุคคล การสื่อสารลักษณะนี้ช่วยส่งเสริมความร่วมมือในทีม ลดความขัดแย้ง และสร้างบรรยากาศการทำงานที่สนับสนุนการพัฒนาแนวคิดร่วมกัน ทั้งยังเพิ่มความสุขและความพึงพอใจในการทำงานของทุกคน

ทำไมการสื่อสารเชิงบวกจึงสำคัญในที่ทำงาน?

การสื่อสารเชิงบวกในที่ทำงานมีความสำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จทั้งในระดับทีมและองค์กร ด้วยเหตุผลดังนี้

1. เสริมสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ในทีม
2. การสื่อสารเชิงบวกช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีม ทำให้ทุกคนรู้สึกปลอดภัยและเปิดใจรับความคิดเห็นซึ่งกันและกัน
3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
4. ทีมที่มีการสื่อสารที่ดีสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหา
5. กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์
6. บรรยากาศที่ดีส่งเสริมให้สมาชิกในทีมกล้าพูดไอเดียใหม่ ๆ ทำให้เกิดการพัฒนาแนวคิดร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
7. ลดความขัดแย้งและความเข้าใจผิด
8. การสื่อสารเชิงบวกช่วยลดความเข้าใจผิดและปัญหาที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้งในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับจาก Starfish Labz: 5 เคล็ดลับพัฒนาการสื่อสารเชิงบวกให้ปังตลอดปี

1. ใช้ภาษาที่สร้างสรรค์และเคารพผู้อื่น

ภาษาที่เราใช้พูดหรือสื่อสารในที่ทำงานนั้น มีผลต่อความรู้สึกและการตอบสนองของผู้ฟังอย่างมาก ลองเลือกคำพูดที่ช่วยสร้างกำลังใจแทนการตำหนิ เช่น ถ้างานชิ้นหนึ่งมีปัญหา แทนที่จะพูดว่า "งานนี้ผิดพลาดเยอะมาก" ลองเปลี่ยนเป็น "งานนี้มีส่วนที่เราสามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้"

นอกจากจะลดความรู้สึกกดดันของผู้ฟังแล้ว ยังช่วยให้พวกเขาโฟกัสไปที่การแก้ไขปัญหามากกว่าการรู้สึกผิด และยังช่วยให้บรรยากาศการทำงานดูน่าร่วมมือมากขึ้น เป็นการเสริมพลังให้ทีมพร้อมเดินหน้าต่อได้อย่างมั่นใจ

2. ฟังอย่างตั้งใจ (Active Listening)

การฟังอย่างตั้งใจเป็นหัวใจสำคัญของการสื่อสารที่ดี การแสดงออกถึงความใส่ใจในสิ่งที่อีกฝ่ายพูด ทำให้เขารู้สึกว่าเราให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของเขา ดังนี้

• สบตาและแสดงความสนใจ เช่น พยักหน้า ยิ้ม หรือแสดงท่าทีว่าเรากำลังฟังอยู่
• ไม่พูดแทรกหรือขัดจังหวะ ปล่อยให้อีกฝ่ายพูดจนจบก่อน
• ตั้งคำถามเพื่อความเข้าใจ เช่น "หมายความว่าแบบนี้ใช่ไหมคะ?"

การฟังอย่างตั้งใจช่วยลดความเข้าใจผิด และทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ที่สำคัญ ยังทำให้ทุกคนในทีมรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีค่าและได้รับการใส่ใจ ช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างกันดีขึ้นและเสริมสร้างอัตราความสำเร็จในการผลิตผลงาน

3. ให้ฟีดแบ็กอย่างสร้างสรรค์

การให้ฟีดแบ็กที่ดีควรช่วยเสริมกำลังใจและให้แนวทางการพัฒนาที่ชัดเจน ในปัจจุบันมีเทคนิคมากมายในการให้ฟีดแบ็ก อาทิ "Sandwich Technique" หรือเทคนิคการให้ฟีดแบ็กแสนง่ายแต่ได้ผลชัวร์ดังนี้

เริ่มต้นด้วยคำชม เช่น "ส่วนนี้คุณทำได้ดีมากเลยค่ะ ดูใส่ใจรายละเอียดดีมาก"

1. ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง พร้อมแนวทาง เช่น "ถ้าส่วนนี้เราเพิ่มข้อมูลอีกนิด งานจะสมบูรณ์ขึ้นมากค่ะ" 
2. จบด้วยคำให้กำลังใจ เช่น "ฉันมั่นใจว่าคุณจะพัฒนาได้ดีขึ้นอีกในครั้งหน้า"

การให้ฟีดแบ็กเช่นนี้ ทำให้ผู้ฟังรู้สึกได้รับการยอมรับในความพยายาม มองเห็นจุดที่อาจผิดพลาดของเขา และยังได้รับกำลังใจในการปรับปรุงผลงานให้ดีขึ้นอีกด้วย

4. สร้างช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง

ถ้าเรามีพื้นที่หรือช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง ทุกคนในทีมก็จะรู้สึกกล้าที่จะแสดงความคิดเห็นมากขึ้น การลองจัด Meeting เฉพาะสำหรับการให้ฟีดแบ็กระหว่างกันเป็นอีกหนึ่งไอเดียที่ดี และช่วยให้แต่ละคนที่อาจมีบางอย่างขับข้องขุ่นใจสามารถอธิบายออกมาได้อย่างสร้างสรรค์ อาทิ

• ใช้เครื่องมือการทำงาน หรือ ชุมชนออนไลน์ อย่าง Slack หรือ Microsoft Teams ในการเปิดพื้นที่การให้ฟีดแบ็ก หรือการสื่อสารระหว่างกันในหัวข้อต่าง ๆ สิ่งที่ละเอียดอ่อนอาจสื่อสารได้ง่ายกว่าหากไม่ได้อยู่ในรูปแบบตัวต่อตัว หรือบางคนก็อาจจะรู้สึกปลอดภัยกว่าเมื่อเป็นการพิมพ์
• จัดประชุมที่เปิดโอกาสให้ทุกคนพูด เปลี่ยนห้องประชุมธรรมดาให้กลายเป็นการคิดและการพูดคุยอย่างสร้างสรรค์ ลองตั้งกติกาว่า "ไอเดียของทุกคนมีค่า ไม่มีถูกหรือผิด" หรือ “เรามีสิทธิ์จะที่จะผิดใจหรือขุ่นข้องกันได้” แต่ก็ไม่ได้หมายความเราจะไม่ก้าวพ้นหรือข้ามผ่านมันไปได้ร่วมกัน

ด้วยบรรยากาศที่ทุกคนรู้สึกปลอดภัยในการพูดคุย แนวคิด ไอเดีย หรือปัญหาต่าง ๆ ก็จะมีโอกาสได้รับการตอบสนองหรือแก้ไขยิ่งขึ้น ถือเป็นเวทีที่ตัวชิ้นงานหรือสินค้าได้รับการสร้างสรรค์ตั้งแต่ต้นกำเนิดของการสื่อสารจนถึงปลายทางของการผลิต

5. สื่อสารอย่างชัดเจนและตรงประเด็น

บางครั้ง ความไม่ชัดเจนในการสื่อสารก็อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและเกิดข้อผิดพลาดได้ วิธีแก้ไขคือการระบุสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน เช่น

หากมอบหมายงาน ควรบอกเป้าหมายและกำหนดเวลาอย่างชัดเจน เช่น "ช่วยส่งรายงานนี้ภายในวันศุกร์ตอนเที่ยงนะคะ"

หลีกเลี่ยงคำพูดที่คลุมเครือ เช่น "ลองทำดูนะ" ซึ่งอาจทำให้ผู้รับงานไม่เข้าใจว่าต้องส่งเมื่อไหร่ หรือมีรายละเอียดงานอย่างไร ประโยคที่กว้าง ๆ หรือคลุมเครืออาจเหมาะสำหรับการระดมความคิดในช่วงต้น ที่มักต้องการพื้นที่ที่เปิดกว้างในการผลิต แต่เมื่อกระบวนการถึงจุดที่มีความเฉพาะเจาะจงแล้ว การสื่อสารอย่างละเอียดหรือชัดเจนจึงมักเหมาะกว่า

ตัวอย่างการนำการสื่อสารเชิงบวกมาใช้ในที่ทำงาน

สถานการณ์ 1: การแก้ไขปัญหาในทีม

สมมติว่ามีข้อผิดพลาดในโครงการที่เกิดจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน หัวหน้าทีมสามารถใช้การสื่อสารเชิงบวกโดยพูดว่า:

 "ครั้งนี้เราอาจมีข้อผิดพลาดบางอย่าง แต่สิ่งที่สำคัญคือเราสามารถเรียนรู้จากมันได้ และในครั้งหน้าเราจะพัฒนาวิธีการสื่อสารให้ดีกว่านี้"

ข้อความนี้ช่วยลดความเครียดในทีม และกระตุ้นให้สมาชิกโฟกัสไปที่การแก้ไขและพัฒนา

สถานการณ์ 2: การประชุมระดมความคิด

ในระหว่างการประชุมเพื่อพัฒนาแนวคิดร่วมกัน หัวหน้าทีมสามารถสนับสนุนการสื่อสารเชิงบวกโดยกล่าวว่า:

"ความคิดเห็นของคุณน่าสนใจมาก เราลองนำไอเดียนี้ไปปรับใช้ร่วมกับแนวคิดอื่น ๆ เพื่อให้ครอบคลุมทุกมุมมองดียิ่งขึ้น"

การพูดในลักษณะนี้ช่วยให้ทีมรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีคุณค่า และกล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น

สรุป

การสื่อสารเชิงบวกเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน เมื่อเราสามารถสื่อสารได้อย่างสร้างสรรค์และแสดงออกถึงความเคารพต่อผู้อื่น ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะสะท้อนให้เห็นในบรรยากาศที่ดีขึ้น และความร่วมมือต่าง ๆ ภายในทีมที่มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

เคล็ดลับ 5 ข้อในบทความนี้ ไม่เพียงช่วยให้เราสามารถพัฒนาทักษะการสื่อสาร แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยสร้างบรรยากาศในที่ทำงานที่เต็มไปด้วยความร่วมมือ บรรยากาศของความสัมพันธ์ที่ดีและการสร้างแรงบันดาลใจ 

ใครที่กำลังมองหาวิธีการดี ๆ ในการพัฒนาพื้นที่ทำงานหรือสมาชิกในทีม ต้องอย่าลืมใช้หนึ่งในวิธีนี้จาก Starfish Labz มาร่วมเปลี่ยนพื้นที่การทำงานให้สดใสและเหมาะต่อการสร้างสรรค์ผลงานที่ดีตลอดปีไปด้วยกันเลยนะคะ